거래명세서 양식 무료 작성

납품 내역을 품목별로 정리하고 전잔액·입금액·미수금까지 이어서 계산합니다.

거래명세서는 왜 쓰나

세금계산서에는 보통 "물품대" 한 줄만 적힙니다. 그런데 실제로는 여러 품목이 여러 날에 걸쳐 나갔고, 단가도 품목마다 다릅니다. 나중에 "이 금액이 무엇에 대한 것이냐"는 질문이 나왔을 때 답이 되는 문서가 거래명세서입니다.

특히 대금 회수가 늦어지는 거래에서 힘을 발휘합니다. 언제 무엇을 얼마에 납품했고 상대방이 수령을 확인했다는 기록이 남아 있으면, 그 자체로 채권의 존재를 뒷받침하는 자료가 됩니다.

거래명세서와 세금계산서는 다릅니다

세금계산서는 부가가치세법에 따른 법정 증빙이고, 거래명세서는 실제로 무엇을 얼마나 납품했는지 적은 내역서입니다. 매입세액 공제를 받으려면 세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 중 하나가 있어야 하고 거래명세서가 이를 대신하지 못합니다.

반대로 세금계산서만 있으면 품목 내역이 남지 않습니다. 둘 다 보관하는 것이 원칙입니다.

거래명세서와 거래명세표, 명칭이 다른 이유

같은 문서입니다. "표"라고 부르는 쪽은 여러 건의 거래를 한 장에 모아 적는 형태를 가리키는 경우가 많고, "서"는 한 건의 납품 내역을 담은 형태를 부르는 습관에 가깝습니다. 법에 정해진 구분은 없으니 거래처가 부르는 대로 쓰시면 됩니다.

전잔액·입금액·미수금 칸을 쓰는 법

거래처마다 매달 정산하는 구조라면 이 칸이 핵심입니다.

세금계산서 발행일과 납품일을 구분하세요

거래명세서는 납품일 기준으로 적습니다. 세금계산서 발행일과 섞이면 미수금이 맞지 않습니다. 월 단위로 모아서 세금계산서를 발행하는 거래라면, 거래명세서에는 날짜별 납품 내역을 적고 세금계산서는 별도로 관리하는 편이 헷갈리지 않습니다.

미수금이 안 맞을 때 점검할 것

수령 확인을 받아두세요

두 장을 출력해 한 장은 상대방에게 주고 한 장에는 인수자 서명을 받는 것이 원래 방식입니다. 요즘은 PDF로 보내고 이메일 회신으로 확인을 받는 경우가 많은데, 회신 메일을 지우지 말고 보관하세요. 서명 없는 거래명세서보다 "확인했습니다"라는 회신이 붙은 PDF가 실무에서는 더 유용합니다.

단가 정보가 노출되는 문제

거래명세서에는 단가가 그대로 찍힙니다. 납품 현장에 그대로 두고 오면 단가가 알려질 수 있어서, 현장 인수용으로는 단가와 금액을 뺀 납품서를 쓰고 거래명세서는 정산 담당자에게 따로 보내는 회사가 많습니다.

보관 기간

장부와 증빙서류는 원칙적으로 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 이월결손금 공제를 받는 경우처럼 더 길게 봐야 하는 상황도 있으니 여유 있게 보관하시는 편이 좋습니다.

자주 묻는 질문

거래명세서와 세금계산서는 뭐가 다른가요?

세금계산서는 부가가치세법에 따른 법정 증빙이고, 거래명세서는 실제로 무엇을 얼마나 납품했는지 적은 내역서입니다. 세금계산서는 품목을 일일이 적지 않는 경우가 많아서 거래명세서가 그 내역을 보완하는 역할을 합니다. 둘 다 보관하는 것이 좋습니다.

거래명세서만 있고 세금계산서가 없으면 문제가 되나요?

매입세액 공제를 받으려면 세금계산서(또는 신용카드 매출전표, 현금영수증)가 있어야 합니다. 거래명세서는 세금계산서를 대신하지 못합니다. 다만 거래 사실을 입증하는 자료로는 쓰입니다.

거래명세서는 몇 년 보관해야 하나요?

장부와 증빙서류는 원칙적으로 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관해야 합니다. 이월결손금을 공제받는 경우 등 더 길게 봐야 하는 상황도 있으니 여유 있게 보관하세요.

미수금은 어떻게 적나요?

전잔액에 이번 거래 총액을 더하고 입금액을 뺀 금액입니다. 이 도구는 전잔액과 입금액만 넣으면 미수금을 자동으로 계산해 하단에 표시합니다.

이 서식은 법정 표준서식 없음 · 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치·보존) 참고 을(를) 기준으로 만들었습니다. 개별 사안에 따라 필요한 조항이 다를 수 있습니다.