재직증명서 양식 무료 작성 · 회사 직인란 포함

재직증명서는 무엇을 증명하나

지금 그 회사에 다니고 있다는 사실, 그리고 어느 부서에서 어떤 직위로 언제부터 일하고 있는지를 증명하는 문서입니다. 은행 대출, 신용카드 발급, 비자 발급, 자녀 어린이집 입소, 관공서 제출 등에 주로 쓰입니다.

제출처마다 요구하는 항목이 조금씩 다릅니다. 발급을 요청하기 전에 어디에 내는지, 무엇이 적혀 있어야 하는지 먼저 확인하는 편이 두 번 발급받는 수고를 덜어줍니다.

근로기준법 제39조는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 사용증명서를 청구하면 사용자가 지체 없이 발급하도록 정하고 있습니다. 청구할 수 있는 기간은 퇴직 후 3년 이내입니다.

재직 중인 근로자의 재직증명서에 대한 직접적인 규정은 없지만, 실무에서는 발급이 일반적이고 대부분의 회사가 인사 규정에 절차를 두고 있습니다. 법적 의무가 아니라 하더라도 거절할 실익이 없는 문서이기 때문입니다.

근로기준법 제39조 제2항은 사용증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 정하고 있습니다. 근로자가 요구하지 않은 인사평가, 징계 이력, 퇴직 사유 같은 내용을 임의로 적어 넣는 것은 허용되지 않습니다.

인사 담당자 입장에서는 "사실이니까 써도 되지 않나" 싶을 수 있지만, 증명서는 근로자가 제출처에 내기 위한 문서이지 회사가 평가를 전달하는 문서가 아닙니다.

"금융기관 제출용", "비자 신청용"처럼 용도를 적어두면 목적 외 사용을 막을 수 있습니다. 제출처가 정해져 있다면 그 기관명을 적기도 합니다.

용도를 비워두면 같은 증명서가 여러 곳에 돌아다닐 수 있습니다. 개인정보가 담긴 문서라 범위를 좁혀두는 편이 서로에게 안전합니다.

재직증명서에 연봉이나 월급을 적어달라는 요청을 받는 경우가 있습니다. 그런데 소득을 확인해야 하는 기관은 대부분 원천징수영수증이나 소득금액증명원을 따로 요구합니다. 재직증명서에 적힌 급여는 공적 증빙력이 없어서 결국 다시 제출하게 되는 경우가 많습니다.

불필요하게 급여를 적으면 개인정보가 과도하게 노출됩니다. 제출처에서 명시적으로 요구하지 않는 한 비워두는 편이 안전합니다.

출력한 뒤 회사 직인을 찍어야 효력을 인정하는 기관이 많습니다. 법인이면 법인 인감이나 사용인감, 개인사업자면 사업자 도장을 찍습니다.

스캔본을 제출해야 한다면 직인을 찍고 다시 스캔하세요. 직인 없는 PDF를 그대로 보내면 반려되는 경우가 있습니다. 기관에 따라 원본 제출을 요구하기도 하니 미리 확인하시는 편이 좋습니다.

셋 다 근로기준법 제39조의 사용증명서에 해당합니다. 이직할 때는 담당 업무가 적힌 경력증명서를, 실업급여 신청에는 퇴직 사유가 적힌 퇴직증명서를 요구하는 경우가 많습니다. 세 문서를 헷갈려 잘못 발급받으면 제출처에서 반려됩니다.

인사 담당자라면 문서번호를 붙이고 발급 대장을 관리하는 편이 좋습니다. 같은 직원에게 여러 번 발급하는 경우 어떤 내용으로 나갔는지 추적할 수 있어야 합니다.

나중에 "그때 받은 증명서에는 이렇게 적혀 있었다"는 이야기가 나왔을 때, 발급 이력이 있으면 확인이 간단해집니다. 문서번호는 연도와 일련번호를 섞은 형식(2026-001)이 관리하기 쉽습니다.

재직증명서와 경력증명서 중 어느 걸 내야 하나요?

지금 다니고 있다는 사실만 필요하면 재직증명서, 어떤 업무를 얼마나 했는지가 필요하면 경력증명서입니다. 이직 시에는 담당 업무가 적힌 경력증명서를, 대출이나 비자 신청에는 재직증명서를 요구하는 경우가 많습니다. 제출처에 먼저 확인하세요.

직인 없이 출력본만 제출해도 되나요?

기관에 따라 다릅니다. 직인이 찍혀 있어야 인정하는 곳이 많으므로, 출력한 뒤 회사 직인을 찍고 필요하면 다시 스캔해 제출하세요. 원본 제출을 요구하는 기관도 있으니 미리 확인하시는 편이 좋습니다.

회사가 재직증명서 발급을 거부할 수 있나요?

근로기준법은 퇴직한 근로자가 사용증명서를 청구하면 사용자가 발급하도록 정하고 있습니다(30일 이상 근무한 경우). 재직 중인 근로자의 재직증명서도 실무상 발급이 일반적입니다.

재직증명서에 연봉을 적어야 하나요?

용도에 따라 다릅니다. 금융기관 제출용이면 소득 정보를 요구하는 경우가 있지만, 그때는 보통 원천징수영수증을 따로 요구합니다. 불필요하게 급여를 적지 않는 편이 안전합니다.

이 서식은 근로기준법 제39조(사용증명서) 을(를) 기준으로 만들었습니다. 개별 사안에 따라 필요한 조항이 다를 수 있습니다.